PHASE 2:
Veranstaltungsorganisation
  1. Teilnehmermanagement

Der erste Eindruck zählt

Das Teilnehmermanagement ist das A und O einer Veranstaltung. Die Art und den Umfang gestalten wir ganz nach Ihren Anforderungen und Wünschen.

Mögliche Bausteine können sein:

  • Save - the - date - Karte
  • Einladungsschreiben / Rückantwortschreiben / Anfahrtsskizze
  • Teilnehmerliste
  • Unterschriftenliste zur Registrierung
  • Namensschilder
  • Feedbackbogen
  • Dankesschreiben

Mit unserem Teilnehmermanagement nehmen wir Ihnen die komplette Koordination der Einladungen sowie die Verarbeitung der Anmeldungen ab.

In einem gemeinsamen Konzeptionsgespräch geben Sie uns die Punkte bekannt, die Ihnen bei Ihrer Veranstaltungseinladung inhaltlich wichtig sind. Wir ergänzen die Einladung um die Veranstaltungsdetails (Adresse des Veranstaltungsortes, Uhrzeiten, Parkmöglichkeiten etc.) und gestalten einen Entwurf für die Einladung sowie das Antwortschreiben.

Nach Ihrer Freigabe versenden wir die Einladungen ganz nach Ihrem Wunsch entweder per Post oder per E - Mail.

Danach brauchen Sie sich über die folgenden Fragen keine Gedanken mehr zu machen:

Haben sich schon alle Teilnehmer gemeldet?

Die Verwaltung und Aktualisierung der Teilnehmerlisten geschieht bei uns sofort, sodass für Sie eine aktuelle Übersicht der Anmeldungen / Absagen stets einsehbar und abrufbar ist. Bei fehlenden Rückmeldungen führen wir Service - Calls per Telefon oder eine Kontaktaufnahme via E - Mail durch. Damit müssen Sie keinem Teilnehmer „nachlaufen“.

Was ist, wenn jemand absagt oder zusätzliche Teilnehmer zur Veranstaltung hinzukommen?

Die Teilnehmerzahl wird von uns im Falle von Änderungen unmittelbar aktualisiert und an alle Leistungserbringer weitergeleitet - seien es Namensänderungen, weitere Teilnehmer oder Stornierungen.

Wie erfolgt die Anreise für meine Gäste, wie ist die Parkplatzsituation?

Auf Wunsch fügen wir den Einladungen eine Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort und Informationen zu Parkmöglichkeiten bei und sind bei Fragen gerne Ansprechpartner für Ihre Teilnehmer.

Wie verläuft die Vorbereitung für die Namensschilder der Gäste?

Wir bereiten anhand der aktuellen Teilnehmerliste die Namensschilder vor. Für die Veranstaltung sortieren wir diese zudem alphabetisch, sodass vor Ort eine schnelle Ausgabe an die Teilnehmer gewährleistet ist.

Wie verläuft die Akkreditierung der Teilnehmer vor Ort?

Wir erstellen anhand der aktuellen Teilnehmerliste eine Unterschriftenliste.
Vor Ort bekommen die Teilnehmer Ihr Namensschild gegen Unterschrift ausgehändigt.