PHASE 2:
Veranstaltungsorganisation
  1. Seminar- & Tagungsorganisation

Organisation Ihrer Veranstaltung vom Vertragsabschluss bis zum Veranstaltungstag

Mit wem fixiere ich Detailabsprachen, Änderungen und Zusatzbedarf?                           Wir sind Ihr Ansprechpartner.

Sie haben bei Prime Consult einen zentralen Ansprechpartner, mit dem Sie alle Erfordernisse, die Agenda und jegliche Änderungen, die sich seit Vertragsabschluss ergeben haben, abstimmen.

Wir sind Ihr verlängerter Arm und Schnittstelle zwischen Ihnen und dem gesamten Team an Leistungserbringern (Hotel / Location, Technikunternehmen, Referent, Busunternehmen, Abendlocation, Catering, Band, Künstler etc.). Dabei stellen wir für Sie sicher, dass Ihre organisatorischen Anforderungen von allen Dienstleistern Hand in Hand umgesetzt werden.

Hierzu gehört u. a.:

  • Sicherstellen der gebuchten Anforderungen sowie der vertraglich zugesicherten Zimmer- und Raumbereitstellung
  • Übermittlung der Agenda an alle Leistungserbringer
  • Übermittlung der Teilnehmerzahl an alle Leistungserbringer bzw. ggf. Anpassung im Sinne von Namensänderungen, Buchung weiterer Teilnehmer oder Stornierungen
  • Buchung von evtl. zusätzlicher Technik und / oder sonstigen Leistungen
  • Kommunikation von Details und Änderungen an alle Leistungserbringer

Zu Ihrer Veranstaltungssicherheit fixieren wir alle nachvertraglichen Absprachen für Sie schriftlich mit den jeweiligen Leistungserbringern.

Wie unterstützt mich Prime Consult bei langfristig angelegten Seminarreihen oder meiner Jahresseminarplanung an verschiedenen Standorten in Deutschland?
Hierfür haben wir ein geschultes Team an Hotel- und Veranstaltungskaufleuten.

  • Sie definieren die Anforderungen für Ihre Seminarreihen / Jahresseminarplanung
  • Wir recherchieren für Sie geeignete Hotels / Veranstaltungslocations und liefern Ihnen übersichtliche Angebote, die Ihren Vorgaben entsprechen
  • Sie entscheiden, mit welchen Hotels Sie zusammenarbeiten möchten
  • In diesem Zusammenhang prüfen wir die Möglichkeiten einer Rahmenvereinbarung zwischen den Hotels / Veranstaltungslocations und Ihrem Unternehmen
  • Änderungen / Erweiterungen / Stornierungen sind jederzeit möglich

Wir bieten Ihnen eine vorausschauende Planungssicherheit für Ihre Seminarreihen / Jahresseminarplanung. Die exakte Vorgehensweise besprechen wir mit Ihnen persönlich.

Individueller Zusatzservice (optional)

Zu Ihrer Veranstaltungssicherheit bieten wir u.a.:

  • Tabellarische Übersichten aller Hotelanschriften / Ansprechpartner der Leistungserbringer (Hotel / Location, Technikunternehmen, Referent, Busunternehmen, Abendlocation, Catering, Band, Künstler etc.) in einer Datei
  • Budgetplanungsstatistiken im Vorfeld der Veranstaltungen
    (zu erwartende Umsätze laut Vertrag pro Veranstaltungstag und insgesamt)
  • Checklisten mit allen wichtigen Veranstaltungsdetails für alle Leistungserbringer im Vorfeld jeder Veranstaltung 
  • Überwachung Ihrer Stornierungsfristen
  • Einholung von Menü- und Buffetvorschlägen sowie Buchung Ihrer Auswahl