PHASE 3:
Veranstaltungsdurchführung
  1. Veranstaltungsdurchführung

Ein sicheres Fundament für Ihre erfolgreiche Veranstaltung

Sie haben vor und während Ihrer Veranstaltung einen zentralen Ansprechpartner, mit dem Sie alle Erfordernisse abstimmen. Wir sind Ihr verlängerter Arm und Schnittstelle zwischen Ihnen und dem gesamten Team an Leistungserbringern (Hotel, Technikunternehmen, Referenten, Busunternehmen, Abendlocation, Catering, Band, Künstler etc.). Dabei stellen wir für Sie sicher, dass Ihre organisatorischen Anforderungen von allen Dienstleistern Hand in Hand umgesetzt werden.

Wir sorgen bereits am Vortag Ihrer Veranstaltung für die exakte Umsetzung der gebuchten Leistungen (Raumbereitstellung, Bestuhlung, Aufbau Technik / Soundcheck, Empfangstisch, Namensschilder, Ausschilderung aller Aktionspunkte wie Plenum, Gruppenarbeitsräume, Restaurant, Pausenbereich, Parkplätze etc.). Veranstaltungsmaterialien und -unterlagen (Fahnen, Blöcke, Stifte, Give - aways etc.) können Sie uns im Vorfeld zukommen lassen. Wir nehmen alles zur Veranstaltung mit und treffen dort die entsprechenden Vorbereitungen.

Während Ihrer Veranstaltung kümmern wir uns um einen reibungslosen Ablauf, die Umsetzung von sich spontan ergebenden zeitlichen oder inhaltlichen Änderungen sowie die Erfüllung individueller Gästewünsche. Wir sind permanent für Sie erreichbar und agieren stets diskret im Hintergrund und in Ihrem Sinne.

Welche konkreten Aufgaben wir während der Veranstaltung für Sie übernehmen, besprechen wir im Vorfeld mit Ihnen.

Ihr Mehrwert:

Über Hotels oder Locations kann nur derjenige Auskunft geben und nachfolgend vor Ort professionell agieren, der die Infrastruktur durch eine persönliche Visite kennt. Erst dann ist es möglich, Fragen wie die Folgenden zu beantworten:

  • Wie ist die infrastrukturelle Anbindung des Hotels?
  • Wie sind der Zuschnitt und die Lage der gebuchten Räume?
  • Sind die Wege der einzelnen Aktionspunkte im Hotel weit voneinander entfernt? Ist eine übersichtliche Ausschilderung notwendig?
  • Wie ist die Parkplatzsituation vor Ort und wie sind die Modalitäten der Parkticketentwertung?
  • Wann können die Gäste die Zimmer beziehen, wohin mit dem Gepäck und bis wann muss der Gast ausgecheckt sein?
  • Gibt es unvorhergesehene Schmutz- oder Lärmquellen? Kann man diese durch Verlagerung innerhalb des Veranstaltungskomplexes umgehen?
  • Finden alle Teilnehmer zeitgleich im Frühstücksrestaurant und zum Mittag- und Abendessen Platz?
  • Ist der Pausenbereich groß genug für alle Teilnehmer und ist dieser unweit vom Tagungsraum gelegen?

In Verbindung mit der Buchung der Veranstaltungsdurchführung durch Prime Consult erhalten Sie im Vorfeld Ihrer Veranstaltung konkrete und aktuelle Informationen von allen wichtigen infrastrukturellen und regionalen Gegebenheiten. Die Inspektion vor Ort erfolgt mit Ihnen gemeinsam oder in Ihrem Auftrag.

Mit dieser Kenntnis erhalten Sie einen genauen Abgleich der von Ihnen gewünschten Veranstaltungsanforderungen mit den aktuellen örtlichen Gegebenheiten. Dieser „Soll - Ist - Vergleich“ bietet Ihnen eine optimale Übersicht über die Umsetzbarkeit Ihrer Erfordernisse und über einen eventuellen Änderungsbedarf. Falls Änderungen notwendig sind, schlagen wir Ihnen realisierbare Anpassungen vor und informieren nach Ihrer Entscheidung alle Leistungserbringer über die aktualisierten Veranstaltungsdetails.